Office Manager met expertise in event management

Het Biotech Booster programma zoekt een vrolijke, georganiseerde en vindingrijke Office Manager met ervaring in event management om ons dynamische team te komen versterken. De ideale kandidaat zal beschikken over een combinatie van administratieve expertise, evenementenplanningsvaardigheden en uitstekende communicatievaardigheden.

Als Office Manager speel je een cruciale rol bij het garanderen van de soepele werking van ons kantoor, het bevorderen van een positieve en productieve werkomgeving en het ondersteunen van het succes van ons team. Daarnaast sta je ook in voor het plannen en uitvoeren van aansprekende evenementen.

 

Verantwoordelijkheden

Algemeen kantoorbeheer

    Overzien van de dagelijkse werking van ons kantoor, waarbij je zorgt voor een nette, georganiseerde en professionele werkomgeving.

    • Beheer van administratieve taken, waaronder het beheren van agenda’s, het plannen van vergaderingen en het voorbereiden van onkostendeclaraties.
      Bestellen en beheer van kantoorbenodigdheden, waarbij je zorgt voor de tijdige levering van belangrijke producten.

    • Coördineren van zakelijke evenementen en uitjes, waardoor je een interactieve en boeiende werkomgeving creëert voor het team en het programma als geheel.

    •  

    Evenementen

      • Plannen en uitvoeren interne en externe programma evenementen, waaronder conferenties, workshops, teambuildingactiviteiten en coaching programma’s.

      • Ontwikkelen van event budgetten, waarbij je de uitgaven bijhoudt en erop toeziet dat ze voldoen aan de financiële richtlijnen.

      • Samenwerken met externe leveranciers en dienstverleners om evenementenlocaties, catering, decoratie en amusement te vinden.

      • Beheren van de evenementenlogistiek, waarbij je zorgt voor een vlotte coördinatie van de locatie-opstelling, sprekersarrangementen en bezoekersregistratie.

      • Maken en verspreiden van event materiaal, waaronder uitnodigingen, agenda’s en promotiematerialen.

      • Evalueren van de uitkomsten van evenementen en verzamelen van feedback van deelnemers om de evenementen continu te verbeteren.

       
      Faciliteitsbeheer

        • Beheren van de kantoorruimte, waarbij je zorgt voor het onderhoud van apparatuur, meubilair en installaties.

        • Contact opnemen met leveranciers en onderaannemers voor alle noodzakelijke reparaties of onderhoudswerkzaamheden.

         
        Medewerkersondersteuning

          • Assisteren van medewerkers bij het regelen van reizen, waaronder het boeken van vluchten, hotels en vervoer.

          • Bevorderen van de communicatie en samenwerking tussen verschillende teams, wat een samenhangende en productieve werkomgeving bevordert.

          • Zorgen voor een goede en gezonde werksfeer.

           
          Financieel beheer

            • Administreren van kantooruitgaven, waarbij je ervoor zorgt dat ze voldoen aan budgetrichtlijnen en overeenkomen met het beleid van het bedrijf.

            • Monitoring en beheren van kantooruitgaven, waarbij je gebieden identificeert die geoptimaliseerd kunnen worden en kostenbesparende maatregelen kunt nemen.

            • Voorbereiden van onkostendeclaraties en zorgdragen voor tijdige terugbetaling.

            • Bijhouden van bedrijfsactiva, waarbij je zorgt voor een correct inventarisbeheer en documentatie.

             

            Kwaliteiten

              • Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels.

              • Hoge mate van zelfstandigheid en proactief.

              • Exceptionele organisatorische vaardigheden, met een scherp oog voor detail en een toewijding aan nauwkeurigheid.

              • Ervaring in evenementenplanning en -uitvoering, waaronder het organiseren van evenementen met meerdere belanghebbenden.

              • Minimaal 3 jaar ervaring in een dynamische kantooromgeving, met een bewezen trackrecord in het omgaan met meerdere projecten tegelijk.

               
              Over Biotech Booster

              Biotech Booster is een Nationaal Groeifonds programma met subsidie van € 249 miljoen om biotechnologische wetenschappelijke ideeën binnen kennisinstellingen en bedrijven versneld naar de maatschappij te brengen. De subsidie is in april 2022 toegekend en het programma gaat voorjaar 2024 van start. Vanaf halverwege 2024 zal Biotech Booster kantoor gaan houden in Utrecht.

               
              Additionele informatie

              Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van het onderstaande formulier uiterlijk 1 april 2024. Denk hierbij aan het uploaden van je curriculum vitae en motivatiebrief.

              Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

              Bekijk alle vacatures van Biotech Booster