Wij zijn een innovatief nationaal programma dat biotechnologische wetenschappelijke partners begeleidt, financieel steunt en netwerkmogelijkheden biedt. Ze zijn in mei dit jaar officieel van start gegaan en hun gloednieuwe kantoor in centrum Utrecht opent in september 2024.
Het team bestaat op dit moment uit 8 ervaren medewerkers met ieder hun eigen expertise en voor hen zijn wij op zoek naar een veelzijdige Office Manager om het team compleet te maken. We zoeken een ondernemende Office Manager die goed past binnen een dynamische, startende organisatie.
OFFICE MANAGER | BIOTECH | PARTTIME 24 – 28 UUR | UTRECHT
Functieomschrijving | Wat ga je doen?
Ben jij de vrolijke, georganiseerde en proactieve duizendpoot die collega’s graag ondersteunt, meebouwt aan de organisatie en voor een fijne werkomgeving zorgt? Ben je op zoek naar een parttime baan die perfect aansluit bij schooltijden? ? Dan ben jij de Office Manager die wij zoeken! Je zorgt niet alleen voor een soepel draaiend kantoor, maar je verricht ook secretariële, facilitaire en financiële taken. Ook voor het organiseren en coördineren van evenementen kunnen ze bij jou terecht. In deze rol werk je samen met de programmasecretaris, die het MT en de RvC onder haar hoede heeft.
Jouw rol zal het volgende gaan inhouden:
Algemeen Officemanagement:
- Zorgen voor een professionele en georganiseerde werkomgeving en het bestellen van kantoorbenodigdheden.
- Beheren van agenda’s, plannen en notuleren van vergaderingen en regelen van onkostendeclaraties.
- Je onderhoudt de Teams omgeving zodat het overzichtelijk is voor iedereen.
- Je zorgt voor goedlopende processen en een fijne werksfeer waardoor de communicatie en samenwerking binnen het team optimaal verloopt.
- Organiseren van teamdagen en teamuitjes.
- Assisteren bij het regelen van reizen, zoals het boeken van vluchten, hotels en vervoer.
Eventondersteuning:
- Waar nodig assisteren bij het plannen en organiseren van externe evenementen zoals conferenties en workshops.
- Het zoeken van en samenwerken met externe leveranciers en dienstverleners op het gebied van locaties, catering, amusement etc.
Facilitaire zaken:
- Beheren van de kantoorruimte, inclusief contacten met leveranciers en onderaannemers en het coördineren van het onderhoud.
Finance taken:
- Declaraties worden door jou verwerkt en facturen worden in het systeem gezet.
- Je zorgt voor het opvragen van offertes.
Kortom: we zoeken een zelfstandige en proactieve collega met sterke organisatorische skills en oog voor detail. Ervaring op het gebied van Office Management en op secretarieel gebied is nodig maar je kunt on-the-job hier ook veel leren. Je zult alle kansen krijgen om jezelf te ontwikkelen.
Functie eisen | Wat neem je mee?
- Je werkt zelfstandig, neemt initiatief en je bent van nature een organisator met oog voor detail.
- Enige ervaring is gewenst, liefst in een dynamische omgeving waarin je veel naar je toe getrokken hebt.
- Je communicatie skills zijn zowel in het Nederlands als Engels uitstekend.
Arbeidsvoorwaarden | Wat wordt geboden?
- Je bent 24-28 uur per week beschikbaar. Dit is flexibel in te delen, onder schooltijden van je kinderen wellicht?
- Een goed salaris tussen €3.500,- en €3.750,- o.b.v. fulltime dienstverband, afhankelijk van je kennis en ervaring.
- 8% vakantietoeslag
- 29 vakantiedagen
- Reiskostenvergoeding
ZIN IN DEZE UITDAGENDE BAAN IN UTRECHT? Solliciteer dan meteen!
Wil je meer informatie? Bellen is sneller: 030-8783118, van maandag t/m donderdag van 09.00 tot 21.00 uur en op vrijdag tot 16.30 uur of stuur een WhatsApp bericht naar 06-21263126.
Standplaats: Utrecht (24-28 uur)
Interesse? Solliciteer op deze functie hier.